Viele Aufgaben wiederholen sich jeden Tag: Daten abtippen, Pläne erstellen, Termine bestätigen. Ich verbinde die Programme, die Sie schon nutzen, und lasse sie diese Arbeit automatisch erledigen.
Praxisbeispiel
Eine Kundin vermietet Ferienwohnungen in mehreren Häusern. Die Buchungen verwaltet sie in Smoobu, die Schichten ihres Reinigungsteams in Crewmeister. Bisher hat sie nach jeder Buchung von Hand geplant, wer wann welche Wohnung reinigt. Heute übernimmt das eine Automatisierung, die ich für sie gebaut habe.
Jede Schicht wird erst vorgemerkt, dann in Crewmeister eingetragen und zum Schluss bestätigt. Bricht ein Lauf mittendrin ab, prüft der nächste Start, ob die Schicht entstanden ist. So bleiben keine verwaisten Einträge zurück, die niemand mehr zuordnen kann.
Möglichkeiten
Eine Automatisierung lohnt sich überall dort, wo dieselbe Aufgabe immer wieder nach denselben Regeln erledigt wird.
Daten, die Sie heute von einem Programm ins andere übertragen, gleiche ich automatisch ab. Zum Beispiel Buchungen, Kundendaten oder Bestellungen.
Anfragen von der Website landen sortiert im Postfach oder im CRM, mit allen Angaben, die Sie für ein Angebot brauchen.
Kunden buchen einen Termin online und bekommen automatisch eine Bestätigung. Sie sehen den Termin sofort in Ihrem Kalender.
Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach werden erkannt und im richtigen Ordner abgelegt, statt dass Sie sie einzeln herunterladen.
Vorgehen
Abläufe zu verstehen, bevor man sie verändert, war ein Schwerpunkt meines Studiums der Verwaltungsinformatik, unter anderem im Fach Geschäftsprozessmanagement. Schon mein Abschlussprojekt in der Ausbildung war eine Verbindung zweier Systeme: ein digitales Zeiterfassungssystem, das seine Daten an die Lohnsoftware übergibt.
Ich schaue mir an, wie Sie heute arbeiten, und werte vorhandene Daten aus. So kenne ich die Regeln, bevor ich etwas baue.
Alle Regeln halte ich schriftlich fest und gehe sie mit Ihnen durch. Erst wenn sie stimmen, geht es an die Umsetzung.
Jeder Teil der Automatisierung wird mit automatischen Tests geprüft, damit spätere Änderungen nichts kaputt machen.
Die Automatisierung läuft regelmäßig auf einem Server. Sie bekommen eine Beschreibung, was sie tut und wie sie sich anpassen lässt.
Fragen
Alle Programme, die eine Schnittstelle (API) anbieten. Das sind heute die meisten Buchungs-, Schichtplan-, Shop- und Buchhaltungsprogramme. Ob Ihr Programm dazugehört, prüfe ich vor dem Angebot.
Das hängt davon ab, wie viele Programme beteiligt sind und wie viele Regeln es gibt. Nach dem ersten Gespräch bekommen Sie ein Angebot mit festem Preis.
Nein. Ich verbinde die Programme, mit denen Sie und Ihre Mitarbeiter schon arbeiten. Im Praxisbeispiel arbeitet das Reinigungsteam weiter mit Crewmeister wie vorher.
Weil die Regeln schriftlich festgehalten und durch Tests abgesichert sind, lassen sich Änderungen gezielt einbauen. Sagen Sie mir, was sich geändert hat, und ich passe die Automatisierung an.
Kontakt
Rufen Sie an, schreiben Sie per WhatsApp oder schicken Sie eine E-Mail. Ein erstes Gespräch ist unverbindlich.
